Хранение документов в организации
Все юридические лица и индивидуальные предприниматели обязаны хранить различные виды документов на протяжении определенного срока в зависимости от степени важности. Несмотря на постепенное введение электронного документооборота, бумажные документы до сих пор активно используются в организациях.
К основным типам документов относятся:
- Учредительные;
- Налоговые;
- Бухгалтерские;
- Кадровые.
Правильное хранение документов в организации играет важную роль в бизнес-процессах компании. При наличии необходимых документов в случае возникновения конфликтных ситуаций компания может отправиться в суд с доказательствами по заключенным сделкам и соглашениям; доказать законность дохода перед налоговой или банками; подтвердить количество персонала на предприятии и частоту денежных выплат.
Именно поэтому важно организовать грамотное ведение и хранение документации вне зависимости от масштабов предприятия.
Поскольку невозможно хранить все ценные бумаги бесконечно, все документы делятся на 3 группы: они могут быть с постоянным, временным или долговременным сроком хранения. Постоянные должны храниться не менее 75 лет, временные – от 1 до 10 лет, долговременные – свыше 10 лет. В состав документов различного срока хранения входят:
- Документы временного хранения – это проекты регламентов и документы по их разработке, приказы, касающиеся административно-хозяйственной деятельности, различные справки об исполнении приказов руководства и другие.
- Документы долговременного хранения – это различные регистрационные документы организации, приказы, затрагивающие действия по приему на работу, увольнений, переводов, приказы и распоряжения о защите информации и т.д.
- Документы постоянного хранения – это описание структуры организации, опись дел, тарифы, годовые отчеты отдела бухгалтерии, различные сертификаты и т.д.
Также всю документацию условно можно разделить на 2 группы – подлежащие текущему или архивному хранению.
К текущим документам относятся те, которые активно участвуют в процессах организации, либо уже не фигурируют в делах компании и имеют срок хранения менее 10 лет. Через 10 лет вся документация, имеющая длительный срок хранения, подготавливается для передачи в архив. Документы с временным сроком хранения по истечении срока хранения утилизируются.
Хранение в архиве
К архивному хранению документов выдвинуты определенные требования, которые необходимо соблюдать.
До сдачи документов в архив их необходимо разместить в хронологическом порядке, пронумеровать, а также прошить. Далее составляется подробная опись и на последнем этапе подписывается лист-заверитель, в котором содержится информация о количестве листов в деле, все листы оформляются в твердые обложки из картона.
Все дела должны содержать определенное количество листов – не более 250. Каждое дело обычно содержит в себе документы, относящиеся к одному типу, например, приказы об отпусках, увольнении, переводе, приеме на работу. Также для удобства в каждое дело включается документация одного календарного года.
После того, как подготовка закончилась, документы передают в архив, который должен представлять собой сухое помещение с температурой 17-19 градусов и влажностью в районе 50-55%. Само пространство архива должно быть оборудовано противопожарной и охранной сигнализацией.
Архив не должен располагаться в подвальных помещениях, а также чердаках в связи с невозможностью предоставить необходимые параметры температуры и влажности для сохранности документации.
Несмотря на то, что все правила хранения различного вида документов стандартизированы, иногда организации допускают ошибки в хранении документации.
Главное правило хранения любых документов – соблюдение конфиденциальности, если в них содержится коммерческая тайна или персональные данные. Раскрытие этой информации может нанести урон некоторым сотрудникам, проектам и всей организации в целом.
Второй момент – уничтожение документов раньше положенного срока либо их потеря. Надзорные органы могут заподозрить компанию в умышленном уничтожении документов, а это может повлечь за собой весомые штрафы и подозрения в мошеннических схемах. Чтобы этого не произошло, документацию необходимо восстанавливать сразу же, как только был обнаружен факт утери или уничтожения.
Законодательные изменения по хранению документов актуальные на 2026 год
| Электронный документ | Срок хранения | Основание |
|---|---|---|
| Счет-фактура | 5 лет (увеличен с 4 лет) | Пункт 317 Перечня, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Первичные бухгалтерские документы | не менее 5 лет (без изменений) | Федеральный закон от 06.12.2011 № 402 «О бухгалтерском учете» (ст. 29) |
| Средства воспроизведения электронных документов и проверки подлинности ЭП | не менее 5 лет (без изменений) | Федеральный закон от 06.12.2011 № 402 «О бухгалтерском учете» (ст. 29) |
| Журнал учета, книги покупок/продаж | не менее 4 лет (без изменений) | Пункт 317 Перечня, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
Основные изменения:
- Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 утратил силу с 18 февраля 2020 года
- Вместо него действует Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, который утвердил новый Перечень типовых управленческих архивных документов
- Срок хранения счетов-фактур увеличен с 4 до 5 лет согласно новому Перечню
- Для большинства документов бухгалтерского и налогового учета установлен срок хранения 5 лет
Безопасное хранение документов в электронных ячейках Ecos
Текущие и архивные документы можно хранить в электронных ячейках Ecos. В связи с тем, что большинство документов носят конфиденциальный характер, хранение в ячейках способствует сохранению тайны и личных данных членов организации, партнеров, клиентов.
За каждой автоматической ячейкой может быть закреплен сотрудник, отвечающий за те или иные документы. Без аутентификации в системе ячейка не откроется, соответственно, чужой человек не сможет получить доступ к документам. Таким образом, руководство всегда сможет отследить, кто и когда брал определенные документы.
