Ячейки для хранения документов

Хранение документов в организациях должно отвечать требованиям законодательства и безопасности. Основная задача руководства предприятия – не допустить порчи, кражи самих бумаг или персональных данных сотрудников компании. Неправильное хранение либо утеря документов грозит наложением административного штрафа. Для различных бумаг существуют разные установленные сроки хранения – в среднем от 5 до нескольких десятков лет. Многие документы могут храниться в открытых шкафах в кабинетах директора, бухгалтерии, в архивах, юридических и кадровых отделах, но есть бумаги, представляющие особую ценность: 

1. Правоустанавливающие документы; 

2. Реестр акционеров; 

3. Бухгалтерские документы. 

Конфиденциальные документы выделяются особым образом, подлежат наиболее тщательному администрированию и повышенной безопасности при хранении. Они являются документами ограниченного доступа, так как в них содержится информация, способная привести к раскрытию персональных данных, негосударственной тайны или интеллектуальной собственности предприятия. Работать с ними может только ограниченный состав сотрудников, получивший на то соответствующее разрешения.  

Руководитель компании издает соответствующий приказ и назначает сотрудника, ответственного за работу с конфиденциальным делопроизводством – секретаря-делопроизводителя либо другое ответственное лицо. Далее специальная комиссия либо сам руководитель предприятия обозначают круг лиц, которым будем предоставлен доступ к тем или иным конфиденциальным документам. Эти сотрудники вписываются в соответствующий приказ и подписывают документ о неразглашении информации.  

Лицо, назначенное ответственным за конфиденциальное делопроизводство, полностью отвечает за сохранность данных и контролирует доступ к документам других сотрудников компании. Обычно для хранения документов используются металлические сейфы с запирающим замком. В конце рабочего дня они проверяются и опечатываются ответственным сотрудником. Но что делать, если нужно упростить способ хранения и учет выдачи документов?   

Безопасность

Безупречный
стиль

Интеграция

Контроль
доступа

Интеллектуальные ячейки ECOS 

Современный и надежный способ хранения ценных бумаг и иных документов – использование автоматических камер хранения. Система ECOS предлагает следующие опции: 

1. Составление базы допущенных к определенным ячейкам сотрудников; 

2. Аутентификация сотрудников по карте, сканеру лица, отпечатку пальца, пин-коду; 

3. Фиксирование действий пользователей в системе; 

4. Допуск определенных сотрудников только к конкретным ячейкам. 

Варианты авторизации

ПИН код

RFID

Распознавание лица

Отпечаток пальца

QR код

Помимо этого есть возможность установки круглосуточного видеонаблюдения. Записи камер будут передаваться на те же серверы, на которых хранится вся информация системы.  

Камеры ECOS выполнены из нержавеющей стали высокого качества и могут быть разных видов – настенными, напольными и комбинированными (ячейки и электронная ключница). Размер подбирается индивидуально под потребности организации.  

Таким образом, ячейки для хранения документов ECOS надежно защищают ценные бумаги, а интеллектуальная система протоколирует все действия сотрудников.