Порядок хранения и выдачи ЭЦП в организации
Электронная цифровая подпись (эцп) – это подпись ответственного лица, переведенная в сгенерированный файл с цифрами. Каждая эцп имеет сертификат, который показывает, кто и когда подписал документ, а также есть ли у данного человека полномочия для подписи конкретных документов. ЭЦП значительно упрощает работу организаций сразу по нескольким причинам:
- Дает возможность подавать документы, заключать соглашения, оформлять заявки без личного присутствия;
- Подтверждает юридическую силу электронного документа;
- Уменьшает документооборот;
- Имеет высокий уровень защиты от фальсификации.
Порядок выдачи эцп в организации
Чаще всего эцп оформляется на руководителя компании, реже – на сотрудника. Для получения усиленной подписи необходимо обратиться в удостоверяющий центр – в Санкт-Петербург или другой город. После изготовления подписи она передается на выбранном руководителем компании носителе вместе с комплектом программного обеспечения.
Хранение ключей эцп
Существует несколько способов хранения эцп – на внешнем или внутреннем жестком диске компьютера, токене или флешке. Самым надежным, удобным и удачным способом хранения является токен или флешка, а самым уязвимым – жесткий диск компьютера.
Основная задача при работе с эцп – не допустить попадания носителя с информацией в чужие руки, т.к. в этом случае посторонний человек может подписывать документы от чужого лица. Чтобы этого избежать, юридические лица разрабатывают специальный приказ, в котором подробно прописывают, кто из сотрудников и в каких случаях имеет право воспользоваться эцп.
Порядок хранения эцп подразумевает, прежде всего, необходимость ведения журнала учета и наличие положения по использованию эцп в различных ситуациях. Также помимо журнала учета организациям необходимо вести собственный регламент хранения и использования ключей эцп.
Порядок хранения ЭЦП должен строго соблюдаться и отвечать следующим правилам:
- Передача эцп другому человеку запрещена. Эцп – аналог личной подписи человека.
- Каждый носитель определен под конкретного сотрудника. Если нарушить это правило – все подписи будут недействительными.
- Эцп запрещено хранить в открытом доступе. Злоумышленник может воспользоваться вашей подписью, и даже через суд не всегда удается доказать, что подпись поставил другой человек, а не ее владелец.
- Менять подпись необходимо сразу же, как только сотрудник уволился или поменялось название компании.
- Любая эцп требует своевременного продления. Чтобы в ответственный момент не остаться без возможности подписания документов, за этим необходимо следить и вовремя продлевать эцп.
- Пароль не должен храниться на видном месте. Бумажные носители, рабочий стол компьютера – все это самые ненадежные места для хранения пароля. Придумайте более сложный способ хранения.
- Вовремя проверяйте компьютер или ноутбук на наличие вирусов.
Таким образом, приказ о хранении эцп дает возможность организовать правильное хранение и использование эцп сотрудниками организации. Но есть еще один способ хранения эцп – в автоматических камерах хранения.
Преимущества камер хранения Ecos
Автоматические камеры хранения Ecos – это не просто ячейки для хранения предметов. Наши интеллектуальные системы дают возможность отслеживать и фиксировать все действия сотрудников в системе, что значительно упрощает порядок получения эцп.
Доступ к ячейкам осуществляется по пин-коду, сканеру лица, отпечатку лица или магнитной карте – все это сводит на нет вероятность изъятия носителя эцп посторонним лицом, за счет чего хранение эцп в организации становится максимально безопасным.
Более того, над камерами хранения возможна установка видеонаблюдения, за счет чего всегда возможно отследить, кто именно и в какое время взял или сдал носитель эцп в ячейку.