Журнал учета выдачи ключей
В различных организациях и учреждениях вне зависимости от их масштаба необходимо вести журнал учета выдачи ключей. За счет этого руководство предприятия имеет возможность контролировать использование кабинетов, следить за перемещением сотрудников по учреждению или предприятию, отслеживать, какие из помещений свободны, снижать вероятность краж.
Выдача ключей и записи в журнал производятся уполномоченным на это сотрудником. Сам журнал должен постоянно храниться в одном месте, его нельзя передавать в руки третьих лиц или уносить с рабочего места. Уполномоченное лицо обязано проверить документы сотрудников и, только после сопоставления данных, вносить информацию в журнал и выдавать ключ.
На сегодняшний день не существует какой-либо унифицированной формы журнала, но есть стандартные поля, в которые вносятся необходимые сведения.
На титульном листе журнала должны быть указаны сведения об учреждении или организации – наименование объекта и дата начала ведения журнала. Дата окончания ставится после заполнения последней строчки таблицы журнала. Далее журнал отправляют на хранение. Срок хранения заполненных журналов составляет 3 года.
Далее в журнале учета выдачи ключей указываются следующие основные данные:
- Дата;
- Время выдачи и сдачи ключей;
- ФИО сотрудника организации;
- Подпись сотрудника, взявшего и сдавшего ключ;
- Номер ключа или помещения, от которого взят ключ;
- Подпись ответственного лица (охранник, вахтера, сторожа).
Таким образом, добросовестное заполнение журнала четко показывает, кто и когда использовал определенные кабинеты учреждения.
Они не требуют присутствия ответственного лица – взятие и сдача ключей происходит в автоматическом режиме за счет собственной базы сотрудников в системе.
Образец заполнения журнала учета выдачи и возврата ключей:
| Дата | Номер ключа | Время выдачи ключа |
ФИО лица, получившего ключ |
Подпись лица, получившего ключ |
Время приема ключа |
Подпись лица, сдавшего ключ |
Подпись лица, принявшего ключ |
| 11.11….. | 345 | 09.00 | Иванов И.И. | Иванов | 18.00 | Иванов | Власов |
| 11.11….. | 398 | 09.00 | Петров В.Р. | Петров | 18.00 | Петров | Власов |
| 11.11….. | 234 | 09.00 | Сидоров Р.А. | Сидоров | 18.00 | Сидоров | Власов |
| 11.11….. | 124 | 09.00 | Николаев П.П. | Николаев | 18.00 | Николаев | Власов |
Журнал учета в цифровом формате
Альтернативой стандартным журналам могут служить интеллектуальные ключницы Ecos. Они не требуют присутствия ответственного лица – взятие и сдача ключей происходит в автоматическом режиме за счет собственной базы сотрудников в системе. Электронные системы хранения и учета ключей полностью автоматизируют процесс выдачи и возврата. В отличие от классического журнала, где контроль зависит от внимательности ответственного сотрудника, автоматическая ключница исключает человеческий фактор и обеспечивает точную фиксацию каждого действия в режиме реального времени.
Интеллектуальные ключницы Ecos представляют собой металлический антивандальный шкаф с индивидуальными слотами хранения и электронными брелоками (iButton или RFID-метками), закрепленными на каждом ключе. Каждый брелок имеет уникальный идентификатор, который система распознает при помещении ключа в ячейку или его изъятии.
Доступ к системе осуществляется через встроенный контроллер с сенсорным экраном или клавиатурой. Авторизация сотрудников возможна несколькими способами:
- по персональному PIN-коду;
- по RFID-карте или пропуску;
- по отпечатку пальца;
- по распознаванию лица;
- по интеграции с корпоративной системой контроля и управления доступом (СКУД).
После авторизации сотрудник видит только те ключи, к которым у него есть права доступа. Это полностью исключает возможность получения «чужих» ключей, что невозможно обеспечить при ведении бумажного журнала.
Система ведет электронный журнал событий, где автоматически фиксируются:
- дата и точное время (до секунды) выдачи и возврата;
- ФИО сотрудника (из базы данных);
- номер ключа или помещения;
- длительность пользования ключом;
- факт просрочки возврата;
- попытки несанкционированного доступа.
Все данные сохраняются во внутренней памяти и могут передаваться на удаленный сервер по сети Ethernet или через защищенное подключение к локальной сети предприятия. Руководство может формировать отчеты за любой период, выгружать данные в Excel, анализировать загрузку помещений и контролировать дисциплину персонала.
В отличие от бумажного журнала, который хранится 3 года и занимает архивное пространство, электронная система хранит данные в цифровом виде без ограничения объема (в зависимости от конфигурации сервера). При необходимости можно быстро найти конкретную запись по фамилии сотрудника, номеру ключа или дате — без ручного перелистывания страниц.
Конструктивно ключницы Ecos изготавливаются из прочной стали с порошковым покрытием, оснащаются:
- электромагнитной или соленоидной блокировкой ячеек;
- световой индикацией свободных и занятых слотов;
- встроенной системой резервного питания;
- возможностью настенного или напольного монтажа;
- защитой от вскрытия и датчиком открытия корпуса.
При отключении электроэнергии система продолжает работу от резервного источника питания, а все события сохраняются в памяти.
Таким образом, интеллектуальная ключница фактически заменяет собой традиционный журнал учета выдачи ключей, но при этом:
- не требует постоянного присутствия охранника или вахтера;
- исключает подделку подписей;
- автоматически контролирует сроки возврата;
- предоставляет прозрачную отчетность для руководства;
- повышает общий уровень безопасности объекта.
Для организаций с большим количеством кабинетов, складов, серверных и режимных помещений автоматическая ключница становится не просто удобной альтернативой журналу, а полноценным элементом системы безопасности и внутреннего контроля.
