Журнал учета выдачи ключей
В различных организациях и учреждениях вне зависимости от их масштаба необходимо вести журнал учета выдачи ключей. За счет этого руководство предприятия имеет возможность контролировать использование кабинетов, следить за перемещением сотрудников по учреждению или предприятию, отслеживать, какие из помещений свободны, снижать вероятность краж.
Выдача ключей и записи в журнал производятся уполномоченным на это сотрудником. Сам журнал должен постоянно храниться в одном месте, его нельзя передавать в руки третьих лиц или уносить с рабочего места. Уполномоченное лицо обязано проверить документы сотрудников и, только после сопоставления данных, вносить информацию в журнал и выдавать ключ.
На сегодняшний день не существует какой-либо унифицированной формы журнала, но есть стандартные поля, в которые вносятся необходимые сведения.
На титульном листе журнала должны быть указаны сведения об учреждении или организации – наименование объекта и дата начала ведения журнала. Дата окончания ставится после заполнения последней строчки таблицы журнала. Далее журнал отправляют на хранение. Срок хранения заполненных журналов составляет 3 года.
Далее в журнале учета выдачи ключей указываются следующие основные данные:
- Дата;
- Время выдачи и сдачи ключей;
- ФИО сотрудника организации;
- Подпись сотрудника, взявшего и сдавшего ключ;
- Номер ключа или помещения, от которого взят ключ;
- Подпись ответственного лица (охранник, вахтера, сторожа).
Таким образом, добросовестное заполнение журнала четко показывает, кто и когда использовал определенные кабинеты учреждения.
Альтернативой стандартным журналам могут служить интеллектуальные ключницы Ecos. Они не требуют присутствия ответственного лица – взятие и сдача ключей происходит в автоматическом режиме за счет собственной базы сотрудников в системе.
Образец заполнения журнала учета выдачи и возврата ключей:
| Дата | Номер ключа | Время выдачи ключа |
ФИО лица, получившего ключ |
Подпись лица, получившего ключ |
Время приема ключа |
Подпись лица, сдавшего ключ |
Подпись лица, принявшего ключ |
| 11.11….. | 345 | 09.00 | Иванов И.И. | Иванов | 18.00 | Иванов | Власов |
| 11.11….. | 398 | 09.00 | Петров В.Р. | Петров | 18.00 | Петров | Власов |
| 11.11….. | 234 | 09.00 | Сидоров Р.А. | Сидоров | 18.00 | Сидоров | Власов |
| 11.11….. | 124 | 09.00 | Николаев П.П. | Николаев | 18.00 | Николаев | Власов |