Порядок и хранение ключей от кабинетов в организации

Большие производственные предприятия и организации, компании, ВУЗы и другие учреждения образования имеют немалое количество помещений. Подавляющее большинство из них должно закрываться, а доступ в некоторые и вовсе строжайше регламентируется.

 Ключи сдаются каждый день и охраняются по следующим причинам: 

  • защита при возникновении чрезвычайных ситуаций; 
  • беспрепятственный доступ в помещение сотрудников; 
  • регламентированный порядок хранения и выдачи ключей сотрудникам;  
  • все ключи хранятся всегда в одном месте 

Порядок и хранение ключей от кабинетов определяется администрацией учреждения. Стойки и устройства для их содержания могут быть разными. Это специально отведённая комната или шкаф, ключница или стенд на стойке охраны. 

В каждой организации существует регламент, в соответствии с которым осуществляется хранение и администрирование ключевого хозяйства. Комплекты ключей выдаются: 

  • уполномоченным лицам, информация о которых внесена в специальный журнал; 
  • в установленный период; 
  • под роспись с обязательным указанием даты и времени, когда был взят ключ. 

Порядок обращения с ключами от электроустановок 

Каждое здание имеет помещение, в котором находится специализированное оборудование – электроустановки. От качества их функционирования зависит нормальное функционирование учреждения, поэтому далеко не каждый сотрудник имеет к ним доступ. Рекомендуется кроме главного комплекта ключей электроустановок иметь запасной, который будет содержаться в отдельном месте. 

Хранение ключей от электроустановок регламентируется локальным документом. Комплект выдаётся только уполномоченному и обученному лицу, с которым был проведён инструктаж. Желательно, чтобы ключу присваивался собственный номер. Пронумеровать необходимо и запасной комплект. 

Общие правила хранения ключей от электроустановок, а также операций с ними: 

  • помещение всегда закрыто; 
  • замки и прочие приспособления для закрытия выдаются только при условии выполнения записи в журнале тем ответственным лицам, у которых есть на то специальное разрешение; 
  • комплект нужно возвращать каждый день под охрану. 

Как хранить ключи 

Качество порядка и хранения ключей от кабинетов зависит от устройства, в котором они будут хранится.  Оно может быть как самодельным, так и специально изготовленным. К самодельным можно отнести: 

  • Доска и крючки для одежды. Наиболее простой вариант. 
  • Держатель с пазами. Конструкция представляет собой брусок из дерева, в котором сделаны пазы. В них и вставляются ключи. 
  • Магнитный держатель. Простой и эффективный способ хранения ключей. Нужен большой магнит, который можно закрепить на стене при помощи липкой ленты. 

Если у вас нет времени на самостоятельное создание ключницы или вы хотите придать ей фирменный стиль, закажите её у специалистов. Они смогут изготовить подходящую модель из качественных материалов. 

Порядок и хранение «аварийных» ключей от кабинетов 

Хранение «комплектов» ключей строится на следующих принципах: 

  • Необходимо хранить такие ключи в охраняемом помещении или на стойке, к которой будет доступ у технического персонала.
  • Операции с ключами фиксируются в документе, а лица, на которых возложена ответственность – инструктированы. Необходимо оформить реестр аварийных ключей. 

Организация хранения аварийных ключей 

Лучше держать такие ключи в помещении охраны или на ресепшне на первом этаже – то есть там, где находится пост службы безопасности. Крайне желательно обеспечить видеонаблюдение круглые сутки. 

Для обеспечения порядка и хранения аварийный ключей от кабинетов лучше всего использовать специальный пенал. Он должен быть опломбирован номерной пломбой и иметь наклейку с информацией. 

Приём и выдача ключей 

Осуществляется через специальный журнал. Каждый раз, когда ответственный пользуется ключами, оно должно вносить соответствующую информацию. 

Порядок проверки соответствия 

Такая проверка производится не реже 1 раза в год. Она может выполняться и чаще, если необходимо (заменили замок, было хищение). Для проверки нужны: 

  • реестр аварийный ключей; 
  • бланк акта, в котором фиксируется информация о вскрытии пенала; 
  • номерные пломбы наклейки для замены. 

Ключи с особым регламентом выдачи 

В ряде компаний и производств есть кабинеты, в которых содержится документация с отчётностью. Порядок и хранение ключей от них прописывается в специальном приказе. Заходить в такие комнаты может администрация или ответственные лица, которым делегированы такие полномочия: 

  • руководитель; 
  • бухгалтер или инспектор по кадрам; 
  • лицо, несущее ответственность за помещение. 

Чёткое выполнение порядка хранения и выдачи ключей предотвращает попытки преступного доступа злоумышленников. Компания может избежать порчи дорогостоящей техники или кражи ценных предметов. 

Автоматизированное хранение ключей 

Помимо привычных и широко распространенных способов хранения ключей существуют и современные интеллектуальные системы хранения, такие как электронные ключницы от Ecos. Это самый безопасный и надежный способ хранения, исключающий человеческую ошибку, так как доступ к ключам возможен только при персональной идентификации. 

Итог 

Порядок и хранение ключей от кабинетов подлежат чёткой регламентации, фиксирования в специальном документе. Строгость и внимание к каждому нюансу, понимание ответственности не только со стороны администрации, но и рядовых сотрудников позволяет предотвратить хищения важных документов, порчу оборудования, грамотно и быстро реагировать в случае возникновения чрезвычайных ситуаций.