Организация хранения документов
Функционирование любой организации невозможно без работы с большим количеством различных документов. Они нужны для подтверждения и обоснования различных операций – от трат на хозяйственные нужды до фиксации сделок и расходов.
В связи с тем, что налоговые органы периодически проводят проверку работы предприятий, каждая организация обязана не только грамотно работать с документами, но и надлежащим образом их хранить.
Организация хранения документов
В любой компании хранение уставов, приказов, счетов и прочих бумаг состоит из двух основных частей – непосредственно из методов хранения и надлежащего обеспечения сохранности документов.
Сотрудником, отвечающим за хранение, выступает либо руководитель предприятия, либо иное уполномоченное лицо – это может быть главный бухгалтер или архивариус. Приказом руководителя они наделяются соответствующими полномочиями.
Правила хранения документов в организации подразумевают разделение всех документов на 2 основные группы – на текущие и архивные. В зависимости от вида к ним будут применены разные правила.
К текущим документам относится все, что требуется для оптимальной работы предприятия на данный момент. Это могут быть также документы, имеющие временный срок хранения. К архивным документам относятся те, по которым делопроизводство уже закончено.
Процесс хранения документов, необходимых для текущих задач организации, не имеет строгих правил. Обычно все документы, необходимые сотрудникам для работы, можно найти непосредственно на рабочих местах — в столах и стеллажах.
Однако для конфиденциальных документов вводится специальный порядок — они оформляются и хранятся отдельно на специально отведенной для этого площади. Для них создаются нормативные акты, в которых прописывается, кто из персонала может работать с такими документами.
Организация хранения документов бухгалтерии должна соответствовать следующим правилам:
- Необходимо хранить только подлинники документов;
- Нельзя бумажные документы переводить в электронные и уничтожать физические носители – это противоречит закону. Все документы должны храниться в их первоначальном виде;
- Все документы должны храниться на территории Российской Федерации.
Для получения документов следует обратиться к ответственному лицу – при этом порядок предоставления документов определяет само предприятие.
Процесс хранения документов кадровой службы подразумевает хранение актов, которые исполняют все сотрудники, а также документации по личному составу – сюда входят документы по учету кадров, охране труда, о деятельности сотрудников, а также документы по расчетам заработной платы и иных выплат.
Кадровая документация хранится согласно указанным срокам в типовом перечне документов.
Организация архивного хранения документов
Перед тем, как перевести документы в статус архивных и отправить их на хранение, необходимо их подготовить. Также архивное хранение иногда подразумевает наличие специального помещения с несгораемыми стенами, отсутствием труб и хорошей вентиляцией.
Однако документы так хранятся не всегда – чаще всего используются сейфы или запирающие шкафы, защищающие бумаги от света, пыли и перепадов температур.
Все документы делятся по срокам хранения. Перед сдачей в архив проводится экспертиза, чтобы установить ценность документа и срок, на протяжении которого он будет храниться в архиве.
Для передачи документов в архив необходим акт приема-передачи, который подписывается членами комиссии и председателем. Далее необходимо сделать следующее:
- Оформить переплет и подшивку документов дела;
- Прописать нумерацию;
- Составить лист заверителя дела;
- Оформить внутреннюю опись документов каждого конкретного дела;
- Создать обложку дела.
В случае, если в архив передаются документы в электронном виде, для них также требуется опись.
Далее в локальном нормативном акте предприятия необходимо указать человека, ответственного за ведение и хранение архивных документов. Сотрудник должен завести журнал выдачи архивных документов и вписывать кто, когда взял и вернул документ на место. Все эти операцию делаются под роспись.
Организация государственного хранения документов
В отличие от коммерческих организаций, имеющих несколько способов хранения документов, все государственные структуры согласно закону Российский Федерации должны передавать дела на архивное хранение только в специальные подразделения Архивных Фондов России.
Все документы государственных организаций, также как и в коммерческих структурах, систематизируются, отправляются на экспертизу и, в случае подтверждения их ценности — на хранение.
Интеллектуальные ячейки Ecos имеют достаточную степень защиты и взломостойкости, что позволяет использовать их в качестве мест для хранения текущих и архивных документов.
Доступ к ячейкам возможен только для авторизованных в системе сотрудников. Аутентификация производится по пин-коду, биометрии по лицу, отпечатку пальца или магнитной карте.