Организация учета и хранения материальных ценностей и наличных средств

Любой бизнес стремится к улучшению своих позиций относительно других организаций. Но, прежде чем вступать в серьезную конкурентную борьбу, необходимо грамотно выстроить основные процессы внутри компании, чтобы в будущем все работало как единый слаженный механизм.

Среди прочих важным фактором успеха любой организации является правильный порядок учета и хранения материальных ценностей, а также наличных средств. Без этого сложно представить стабильно работающую успешную компанию, претендующую на определенные позиции на рынке среди конкурентов. Для чего это нужно?

Учет и хранение товарно-материальных ценностей

Товарно-материальные ценности (ТМЦ) – это любые активы предприятия, необходимые для производства различных услуг или товаров. К ним могут относиться:

  1. Сырье и материалы, использующееся для изготовления товаров;
  2. Любая продукция, предназначенная для реализации в будущем;
  3. Материалы, которые применяются для исполнения нужд руководства организации.

Отсутствие учета самым пагубным образом сказывается на любом предприятии. Это связано с тем, что хранение и учет ценностей подразумевает строгий контроль наличия и использования различных материалов, сырья и товаров, готовой продукции. Без этого невозможно отследить эффективность работы компании.

Учет и хранение материальных ценностей дает возможность оценить возможности реализации и доходность различных групп и видов товаров, продукции, сырья. Это ключевой момент в развитии любой организации. Помимо этого, учет ТМЦ позволяет контролировать следующие параметры:

  1. Срок хранения товаров, материалов и сырья;
  2. Остаточный объем продукции;
  3. Расчетные периоды.

Кроме того, отсутствие учета позволяет недобросовестным работникам прибегать к хищению материалов и товаров. Отследить убытки будет невозможно, а, значит, в какой-то момент расходы предприятия станут превышать доходы.

Таким образом, грамотный подход к хранению и учету ценностей поможет избежать финансовых потерь, а в лучшем случае – начать приумножать прибыль.

Поступление, перемещение и списание товарно-материальных ценностей

Во время получения любых товарно-материальных ценностей обязательно должны быть оформлены первичные документы, подтверждающие поступление ценностей. Главным образом этот документ необходим для бухгалтерии, которая вносит новые поставки в активы компании.

При этом бухгалтерские документы отличаются в зависимости от того, какой вид товарно-материальных ценностей принимает компания, т.к. материалы и товары, а также готовая продукция сильно отличаются друг от друга по документам.

Обычно перед продажей либо отпуском какой-либо продукции необходимо перемещение товаров между складами. Эти операции также отражаются в специальных накладных, которые актуальны в тех случаях, если:

  1. Производится сдача брака и отходов производства;
  2. Изготовляемая продукция будет применяться в самой организации;
  3. Осуществляется возврат товара, материала обратно на склад.

Списание товарно-материальных ценностей – обязательная процедура, которая позволяет привести в соответствие фактическое количество товаров и материалов с указанными в документах бухгалтерии. Любые ценности, вошедшие в эти списки, нельзя использовать в дальнейшем. Все данные фиксируются в акте о списании, в который входит информация о характеристиках объекта списания (номер, вес), а также причина списания.

Порядок хранения товарно-материальных ценностей

Для хранения ТМЦ предприятие организует различные виды складов — центральные (базисные) и склады филиалов. Центральными заведует сам руководитель предприятия либо другой ответственный специалист.

Склады обязательно должны быть оснащены измерительными приборами, которые следует регулярно проверять, и оборудованием для тушения пожара. Порядок хранения материальных ценностей подразумевает размещение товаров и материалов по секциям, внутри которых – группы, размеры на стеллажах, контейнерах и т.д.

Предприятие должно обеспечить надлежащее ответственное хранение материальных ценностей согласно особенностям хранения каждой группы товаров и материалов. Крайне важно сохранить физико-химические и иные свойства ценностей во избежание их порчи. Поэтому для различных групп товаров необходимо поддерживать определенные температурные, влажностные и иные режимы хранения запасов.

К месту ответственного хранения ценностей прикрепляется специальная наклейка, а на ячейках или ящиках ставятся надписи, которые указывают рабочим название материала или товара и его признаки. Это позволяет быстро находить необходимые товары, материалы и сырье.

Порядок хранения ценностей подразумевает также определение должностных лиц, несущих полную ответственность за хранение, учет, отпуск, соблюдение режимов на складах и т.д. Этими должностными лицами могут быть кладовщик или заведующий складом – в зависимости от размеров предприятия и требований руководства. Каждое должное лицо несет материальную ответственность за все ценности на складах.

Помимо хранения и учета материальных ценностей организация должна правильно хранить и наличные средства. Как это происходит?

Хранение наличных денежных средств

Условия хранения наличных средств зафиксированы в Порядке ведения кассовых операций на территории Российской Федерации. Согласному данному требованию свободные наличные должны храниться определенным образом:

  1. Ценные бумаги и наличные средства необходимо хранить в несгораемых металлических шкафах. Хранение денежных средств подразумевает по завершению рабочего дня запирание касс на ключ, а также опечатывание печатью ответственного лица – кассира;
  2. Кассовый аппарат необходимо располагать в специальном изолированном помещении, которое предназначено для получения, выдачи и временного хранения средств;
  3. Необходимо обеспечить сохранность денежных средств при сдаче их в банк и из банка.

Кроме того, запрещено хранить денежные средства других компаний в своей кассе.

В кассах организаций может храниться определенное количество денежных средств, не превышающее установленных банковских лимитов, избранных по согласованию с руководством организации.

С целью ответственного хранения любые предприятия должны помещать свои свободные денежные средства на договорных условиях в банковских учреждениях на своих счетах. Наличные могут сдаваться через специальные инкассаторские службы, которые имеют право на реализацию такой деятельности, либо через инкассаторские службы банковских учреждений, с которыми организация подписала договор о сотрудничестве.

Правила и сроки сдачи наличных осуществляются по договоренности исходя из двух параметров – ускорения оборота денежных средств и их своевременного прихода в кассы в часы и дни работы банковских учреждений.

При этом возможно установление различных сроков сдачи наличных для организаций, которые:

  1. в силу определенных причин не могут сдавать деньги в конце рабочего дня – возможна сдача на следующий день;
  2. не имеют в своих населенных пунктах банковских учреждений – несколько раз в неделю;
  3. имеют в своих населенных пунктах банковские учреждения – каждый день.

Как видно, требования к порядку хранения наличных, ценностей четко прописаны, за счет чего любая организация при соблюдении этих правил сможет легко вести учет сырья, материалов, наличных и товаров.

Для хранения наличных денежных средств могут использоваться не только обычные несгораемые шкафы, но и автоматические камеры хранения Ecos. Хранение и учет ценностей в таких камерах хранения за счет встроенных интеллектуальных систем дает возможность четко контролировать взятие и сдачу ценностей, фиксируя эти моменты в базе либо предлагая доступ к ценностям строго по времени.

Доступ к ячейкам возможен по одному из четырех способов (пин-код, отпечаток пальца, магнитная карта или сканер лица), а встроенная база позволит наделить каждого ответственного сотрудника правами на открытие только определенных ячеек.

Таким образом, порядок хранения наличных, ценностей во многом определяет грамотную работу организации и существенно упрощает отслеживание эффективности предприятия.