Хранение ключей в транспортных и логистических компаниях

Любая транспортная или логистическая компания – это сложная система, в которой одна операция напрямую зависит от другой. В организациях такого типа без согласованных действий разных отделов и подрядчиков невозможно достичь ожидаемого клиентом результата.  

Функционирование этих организаций требует четко выстроенных процессов. Сюда относятся ведение складского учета, планирование перевозок, разработка и согласование бюджета, внутриофисные мероприятия, своевременное ТО автомобилей, подбор водителей и т.д. 

Многие компании располагают собственным парком грузовых автомобилей, что повышает доверие к компании потенциальных клиентов и упрощает решение логистических задач за счет исключения посредников и уменьшения стоимости работ.  

Одно из звеньев грамотно выстроенного рабочего процесса в таких организациях – выработка четкой системы доступа к помещениям и автотранспорту. Для этого используются системы учета и контроля доступом (СКУД) и ключницы.  

Как правило, ключи от автомобилей и помещений хранятся централизованно и выдаются под роспись ответственным за них сотрудникам компании. Журнал учета и выдачи ключей ведет один из сотрудников организации. Все это может занимать лишнее время, вызывать очереди, ключи и записи могут быть перепутаны, что в итоге может привести к финансовым и временным затратам. 

Во избежание нежелательных последствий из-за возможного человеческого фактора можно пойти альтернативным путем, значительно упростив администрирование ключей в организации – установив электронную ключницу. 

Интеллектуальные системы ECOS 

Ключницы ECOS – это автоматизированные системы, которые отличаются целым рядом преимуществ: 

1. Легкая загрузка списка сотрудников и корректировка базы данных; 

2. Каждый сотрудник имеет доступ только к тем ключам, которыми он имеет право воспользоваться; 

3. Удобный и понятный интерфейс системы с сенсорным экраном; 

4. Протоколирование всех действий сотрудников в системе; 

5. Учет рабочего времени персонала. 

Варианты авторизации

Для удобства разграничения и отслеживания ключей можно установить возможность взятия и сдачи ключа строго в определенное время. Аутентификация пользователей в системе происходит автоматически одним из четырех способов: по пин-коду, магнитной карте, отпечатку пальца или сканеру лица.  

ПИН код

RFID

Распознавание лица

Отпечаток пальца

QR код

Выбор размещения ключа

Без пенала

Пенал

Ячейка для хранения

Также в ключницу можно встроить алкотестер. В таком случае система будет работать следующим образом: сначала водитель проходит первую фазу идентификации – по одному из четырех способов, затем вторую – измерение уровня этилового спирта при выдохе. В случае положительного результата ключница не предоставит доступ к ключам конкретному водителю.  

Для обеспечения большей надежности рекомендуется установка круглосуточного видеонаблюдения над ключницами. Это особенно актуально для мест получения водителями ключей от грузовых автомобилей. Данные с камер будут храниться на тех же серверах, на которых содержится вся информация системы. 

Запись действий персонала в течение дня в системе доступна в любое время и особенно актуальна при чрезвычайных ситуациях – за счет этих данных легко отследить сотрудников, нарушивших закон или правила техники безопасности. 

Ключницы изготавливаются из высококачественной стали. Емкость систем может быть различной в зависимости от масштаба организации и задач, стоящих перед руководством компании. Ключницы могут быть настенными и напольными, иметь одно- и двустороннее наполнение.  

Автоматизированные ключницы ECOS – это современный инструмент хранения и администрирования ключей не только для разных отделов организации, но и для собственного автопарка компании.  

Видео работы интеллектуального комплекса администрирования ключей Ecos в транспортных и логических компаниях:

Получение ключа в системе

1. Авторизация пользователя в системе
2. Открытие дверцы
3. Выбор ключа, к которому есть право доступа (подсветка светодиодом)
4. Получение ключа
5. Закрытие дверцы

Возврат ключа в систему

1. Авторизация пользователя в системе
2. Открытие дверцы
3. Возврат ключа в слот (подсветка светодиодом)
4. Закрытие дверцы

Хранение и передача через электронные ячейки

Интеллектуальные ячейки ECOSтакже подходят для хранения ключей от автомобилей в организации. За счет непрозрачности крышки ячейки невозможно отследить наличие либо отсутствие какого-либо ключа. Это существенно повышает безопасность хранения ключей и снижает вероятность злого умысла со стороны недобросовестных сотрудников.

Также ячейки могут использоваться в качестве способа передачи различных документов внутри компании. Для этого две стороны договариваются о возможности передачи бумаг таким образом, затем резервируется ячейка. Передающий документы сотрудник сообщает пин-код принимающей стороне и кладет документы в ячейку. Все, что нужно другому лицу – в любое удобное время подойти к ячейкам, ввести пин-код и забрать документы.